2. Принципы реализации учета
Этот раздел содержит теоретическое описание принципов построения учета в программе и не содержит описания практической работы с комплексом INFOPOLIS (оно дано в Разделе 3). Правильное понимание логики работы программы позволит в дальнейшем быстрее освоить практическую работу с комплексом.
 

2.1. Понятие хозяйственной операции. Первичный учет
Основным объектом в учетной модели комплекса является хозяйственная операция. Каждая хозяйственная операция выполняет какие-либо действия с объектами учета, (товарами, деньгами, кадрами и пр.) путем перемещения их по местам хранения(складам, расчетным счетам, подразделениям и пр.) внутри организации или между организацией и внешними контрагентами.


Как видно из рисунка, движение товаров и денег отслеживается как внутри организации, так и с внешними контрагентами, а движение кадров только внутри организации, поскольку, в большинстве ситуаций,  нет смысла отслеживать из какой организации к нам пришел работник или куда ушел.
Комплекс INFOPOLIS расчитан на работу в корпоративном режиме, когда в одной базе данных ведется информация о деятельности нескольких организаций, объединенных в корпорацию. Эти организации ведут собственные балансы и называются балансовыми единицами. Поэтому, каждая операция, отражаемая в учетной системе, должна содержать информацию о том, какой балансовой единицей корпорации она совершается. Как правило, каждый пользователь системы, создающий операции, является сотрудником какой-либо одной балансовой единицы и система, идентифицировав пользователя, сама присваивает операции соответствующую балансовую единицу. Все итоговые отчеты могут выдавать информацию о работе конкретной балансовой единицы, указанной пользователем в параметрах отчета, или, если ее не указывать, то по всей корпорации в целом. Естественно, право доступа каждого пользователя к каждой балансовой единице назначается администратором системы, и просматривать данные о корпорации в целом может, как правило, только узкий круг лиц, а рядовые пользователи имеют доступ только к операциям своей балансовой единицы и итоговым отчетам по ней (и то, если у них есть право доступа к этим отчетам). Если система устанавливается для одной организации, то в настройках указывается только одна балансовая единица и все пользователи работают только с нею.
Все хозяйственные операции разделены по типам. Тип операции определяет, какие действия могут производится в ней с объектами учета. Так, например, в операциях типа "Покупка" можно осуществлять действия по оприходованию товара на склад и расходованию денег с расчетного счета или кассы для оплаты этих товаров, тогда как в операциях типа "Прочее по банку", можно лишь осуществлять приход и расход денег по расчетному счету. Тип операции определяет какие действия может производить пользователь с этой операцией, какие документы можно создать на данную операцию и пр. Доступ пользователей к операциям регулируется системным администратором организации: он может разрешить или запретить доступ определенных пользователей к операциям определенных типов.
     Для каждой операции, при ее создании пользователем обязательно определяются:
- тип операции;
- дата операции;
- балансовая единица;
- автор операции (система автоматически фиксирует оператора, создающего данную операцию в базе данных).
     Кроме того, для операций с товарами или операций, содержащих платежи, указывается валюта проведения операции и привязка ее к таблице курсов валют, что позволяет вести мультивалютный учет.
     Операция может быть "внутренняя"(осуществляется внутри организации: передача со склада на склад, получение денежных средств с расчетного счета в кассу) или "внешняя"(получение или отгрузка товара контрагенту, приход от него или расход на него денежных средств). Для "внешних" операций обязательно необходимо указывать контрагента, с которым данная операция осуществляется.
     В общем случае, для операций различных типов имеется набор обязательных для заполнения полей, который зависит от логики работы программы с операциями различных типов.
     Операции с товарами, естественно, должны содержать номенклатуру перемещаемых ТМЦ, платежные операции - платежи, кадровые операции - кадровые перемещения.
     Учитывая таким образом движение различных объектов, пользователь ведет первичный учет . По данным первичного учета можно строить отчеты, показывающие текущее состояние и динамику движения объектов: остатки и оборот товаров на складах, движение денег на счетах и пр.

     В этом месте необходимо ввести важнейшее понятие, понятие аналитического признака.
     Каждое движение объекта учета по местам учета может иметь множество признаков, или свойств. Так, например, если мы говорим "Мы отгрузили товар контрагенту", то мы ничего не говорим. Свойства этой операции не определены. Этой информации не достаточно, чтобы создать операцию отгрузки. Необходимо указать:
- как, с какой целью мы отгрузили товар (продали, передали на консигнацию, вернули поставщику как брак и т.п.), т.е. определить тип операции с товаром;
- контрагента, которому мы отгрузили товар;
- дату, когда это произошло;
- какой товар и в каком количестве мы отгрузили;
- цену товара и валюту в которой эта цена указана;
- склад, с которого мы отгрузили товар
и, если необходимо, множество другой информации (менеджера, давшего приказ на отгрузку, дату получения товара контрагентом, условия оплаты, дату отсрочки платежа за товар).
     Кроме признаков, задаваемых для операции, имеется ряд признаков заданных для товаров, перемещаемых в этой операции: вид товара, цвет, вес и пр. Они не фиксируются при проведении операции, но описываются при описании товара.
     Эти признаки или свойства позволяют механизму отчетов анализировать информацию о движении товара. Их называют аналитическими признаками или аналитиками. Анализируя одну и ту же информацию с использованием разных аналитических признаков, можно получать совершенно разные отчеты. Например, просуммировав приходы и расходы товаров с группировкой по складу, система получает остатки товара (в количестве или сумме) на каждом из складов. Просуммировав те же отгрузки товара (их стоимость) с группировкой по аналитике "Контрагент" система получит состояние задолженности контрагентов за отгруженные товары, а просуммировав их же с группировкой по аналитике "цвет товара" - сравнительную характеристику объема продаж товаров разных цветов.

2.2. Понятие бухгалтерской операции. Бухгалтерский учет
в
2.3. Соответствие первичного и бухгалтерского учетов
Очевидно, что бухгалтерский учет, в определенной степени, дублирует цифры первичного учета. Напрашиваются вопросы:
1. Для чего вести кроме складского, еще и бухгалтерский учет (или наоборот)?
2. Как сопоставить между собой итоги первичного и бухгалтерского учетов?
Ответ таков. Складской и бухгалтерский учеты имеют разное назначение и представляют одни и те же данные в разном виде. Одни цифры удобнее получать из первичного учета, другие - из бухгалтерского. Например, мы хотим получить стоимость капиталов предприятия. Эти данные можно извлечь из первичного учета. Для этого нужно запустить несколько отчетов, взять из них итоговые данные (остатки товаров на складах, сальдо взаиморасчетов с контрагентами, остаточную стоимость основных средств, сумму денег на счетах и пр.), сложить и получить искомую цифру. В бухгалтерском учете эту цифру получают из одного отчета - баланса, как сумму активной или пассивной его частей. Другой пример. Необходимо произвести ревизию на складе. В первичном учете достаточно запустить один отчет - остатки товара на складе и получить перечень имеющихся на нем ТМЦ. В бухгалтерском же учете эту сумму можно получить лишь собрав товары, лежащие на этом складе, с разных бухгалтерских счетов, ведь то, что физически лежит в одном месте хранения может числится как товар, малоценка, основные средства и пр. и быть проведенным по разным бухгалтерским счетам. Таким образом, разные виды учета имеют разное назначение, а найти соответствие итоговых цифр, выдаваемых разными видами учета, можно проведя кропотливую работу со сбору и сопоставлению данных.

2.4. Складской учет
Одним из разделов первичного учета является складской учет - учет движения товаров по складам. Для организации складского учета в каждой товарной хозяйственной операции описывается товарная спецификация - перечень товаров с количеством, ценами и указанием на какой склад этот товар прибыл или с какого убыл. Наличие такой информации позволяет определить остаток товара на любом складе на любой момент времени и движение товаров по складам за произвольный период.
Подробнее о товарной спецификации
В комплексе INFOPOLIS применяется партионный складской учет. Это означает, что остатки товара на складах разделяются по партиям, которыми этот товар приходил на склад. При расходе товара со склада каждый расход делается из конкретного прихода товара ("источника"). Источники имеются и у некоторых видов прихода товара. Например, при возврате товара от покупателя в качестве источника указывается отгрузка этого товара покупателю. Такая реализация исключает возможность перерасхода товара из партии, возврата покупателем товара, который ему не продавали, и позволяет отслеживать в виде цепочки связанных операций судьбу каждой партии или, даже, каждого экземпляра товара: его приход, передачу со склада на склад, продажу покупателю, возврат от покупателя, передачу в ремонт и т.д.
В отличие от других систем, в комплексе INFOPOLIS, количество товара в товарной спецификации операции описывается не одной цифрой (просто "количество"), а двумя: количество заказанного товара и количество отгруженного товара. Для приходных операций, это позволяет видеть на складе не только количество фактически имеющегося, но и количество ожидающегося товара, а для расходных операций - вести резервирование товара и видеть на складе отдельно, как общее его количество, так и зарезервированное к отгрузке. Подробнее о резервировании товара.
В каждой операции с товарами пользователь может ввести перечень серийных номеров экземпляров товара. Это позволяет контролировать движение экземпляров товара, что крайне необходимо при возврате от покупателя товаров по гарантии. Кроме, собственно, учета серийных номеров этот механизм позволяет вести учет экземпляров товаров с хранением информации о каждом экземпляре, что применяется для учета, например, дорогостоящих некондиционных товаров.
Учет услуг в системе INFOPOLIS производится аналогично товарам, за исключением того, что услуги можно "расходовать" (т.е. оказывать) без обязательного указания источника. Для учета услуг выделяется специальный виртуальный склад. На нем можно отслеживать общее количество полученных и оказанных организацией услуг.

Складской учет предусматривает не только количественный, но и стоимостной учет ТМЦ на складах. В каждой товарной операции указывается, как количество, так и стоимость товара, причем стоимость товара отражается несколькими цифрами. Вообще, существует множество "цен" на один и тот же товар:
- цена, по которой товар закуплен;
- цены продажи каждой отдельной единицы товара;
- себестоимость
- складская цена и пр.
Следовательно, чтобы отразить все аспекты операции с товаром, необходимо указать все необходимые стоимостные характеристики товарной позиции в операции:
- цена - цена товара, указываемая в документе (накладной) при покупке или продаже товара, влияющая на состояние взаиморасчетов с контрагентом;
- складская цена - цена, по которой этот товар числится на складе, закупочная цена;
- себестоимость - закупочная цена товара плюс затраты на него.
Складская цена проставляется, в частности, при возврате товара от покупателя: по цене товара корректируется задолженность покупателя, а складская цена дублирует цену, по которой этот товар был закуплен.
Каждая из этих цен, кроме себестоимости, для удобства пользователя отображается дважды - с НДС и без НДС. Бухгалтеры часто ожидают увидеть в качестве складской цены ту же цену, которую нужно провести по 28-й серии счетов (Товары на складах). На самом деле, складская цена, в терминах программы, - это полная цена (с НДС), по которой закупался товар, а проводка по складу делается по складской цене без НДС.
Себестоимость товара связана с ценой его закупки, но в себестоимость входит не только сумма денег, уплаченных непосредственно за товар, а и затраты на его доставку, таможенную очистку и пр. Для автоматизированного определения себестоимости товара при закупке с учетом сопутствующих затрат в программе имеются соответствующие механизмы.
Себестоимость может изменяться со временем - товар стареет физически и морально, повреждается при транспортировке и хранении и пр. В операциях переоценки товара разница между старой и новой себестоимостью товара может быть сразу отнесена на затраты или на доходы, если себестоимость по какой-то причине увеличивается.
О себестоимости см. также п.п. "2.8.2. Валюта себестоимости" и "2.9.Производство продукции".

Отчеты, отражающие состояние склада с ценами могут формироваться с использованием разных цен товара, т.е. можно получить отчеты в товарообороте в:
- складских ценах;
- себестоимости;
- ценах отгрузки;
- ценах поставщика;
- ценах по прайс-листу.
В некоторых операциях продажи автоматически дополнительно сохраняется нулевая цена. "Нулевая" цена пересчитывается из валюты прайс-листа в валюту операции, по курсу,к которому привязана операция, и сохраняется в валюте операции. Сохранение нулевой цены дает возможность более объективно анализировать работу менеджера по продажам, избежать таких проблем :
а.При анализе работы менеджера от себестоимости возникает проблема, когда два менеджера продали один и тот же товар, по одной цене, но из партий с разной себестоимостью. В результате эффективность работы того менеджера выше, кто взял товар из партии с меньшей себестоимостью, а должна быть одинакова.
б.Если исходя из рыночной ситуации мы продаем товар ниже себестоимости - то при анализе работы менеджеров от себестоимости - получим негативный результат.

2.4. Складской учет
Пример, упрощенно иллюстрирующий схему организации хранения данных о движении товара:
Операция
записи
Товар Склад +/- Кол-во Цена
записи
источника
Заказано Получено Цена Себесто-
имость
...
Операция покупки двух товаров на главный склад. Товары не получены, а только ожидаются. 0010 Втулка трубчатая Главный + 10   5,00 5,20   -
0011 Шестеренка пятеренчатая Главный + 30   10,00 11,05   -
Операция покупки трех товаров на главный склад. Товары получены. 0025 Насадка кольцевая Главный +   15 8,00 8,50   -
0026 Прокладка пористая Главный +   20 9,00 9,25   -
Операция передачи товара с главного склада в магазин. Состоит из двух "подопераций": расходования товара с одного склада и приходования на другой. 0048 Насадка кольцевая Главный -   5 8,00 8,50   0025
0049 Насадка кольцевая Магазин +   5 8,00 8,50   0048
Операция продажи товара из магазина 0069 Насадка кольцевая Магазин -   2 15,00 8,50   0049

2.5. Учет денежных средств
Другим разделом первичного учета является учет платежей. Платеж - это приход (расход) денежной суммы на расчетный счет (с расчетного счета). Расчетными счетами в программе являются, как фактические расчетные счета в банках, так и наличная касса и виртуальные счета, позволяющие фиксировать приход не реальных денег, а обязательств. Например, принято решение о списании безнадежной задолженности некоего контрагента. Для того, чтобы сумма задолженности не появлялась более в отчете о дебеторской задолженности, необходимо "закрыть" эту задолженность приходным платежом, а чтобы этот платеж не повлиял на остатки на реальном расчетном счете, его проводят по виртуальному счету, остатки по которому не актуальны.
     Информация о движении денег позволяет получать отчеты об оборотах по счетам и текущие остатки на любой момент времени.
     В системе INFOPOLIS применяется квитование платежей. Квитование - это явное указание того, какая часть каждого платежа внесена за какую отгрузку товара или оказание услуг. Как правило, такой необходимости не возникает при одновалютном учете, при котором разница суммы отгруженных товаров и суммы оплат всегда дает остаток задолженности контрагента. В системе INFOPOLIS реализован мультивалютный учет, при котором, цены на товары могут выставляться в разных операциях в разных валютах, и оплачиваться в разных валютах, в разное время при постоянно меняющихся соотношениях валют (курсах). Правильно найти курсовые разницы при таком учете, можно только применяя явное квитование платежей.

2.6. Кадровый учет
Учет кадров построен по схеме несколько похожей на учет товара на складе. Кадры, как объекты учета, перемещаются по местам учета - подразделениям, а точнее должностям в этих подразделениях. Причем возможно назначение персоны на должность в количестве отличном от единицы. Т.е. работника можно оформить на одну должность штатного расписания на неполное или большее единицы количество ставок. Программа суммирует количество занятых ставок на каждую должность и при просмотре штатного расписания показывает, как оно заполнено.
     Для кадров и должностей описываются произвольные свойства (параметры), значения которых можно задавать в операциях с кадрами. Вся информация о работнике хранится в программе в виде этих свойств. Имеются также свойства, не привязанные к работнику непосредственно, такие как, например, количество рабочих дней в месяце, ставка подоходного налога и пр. Эти свойства могут участвовать в расчете заработной платы и других расчетах. Механизм формул позволяет вычислять значения одних свойств исходя из других. Например, начисленная зарплата вычисляется так:
ЗП нач = СТ * ДН отраб / ДН мес,
где:
ЗП нач - начисленная зарплата;
СТ - ставка;
ДН отраб - количество отработанных работником дней за месяц;
ДН мес - количество рабочих дней в месяце.

     Аналогично строятся формулы для вычисления таких показателей, как размеры налогов, удержаний и пр. исходя из их процентных ставок.
     Простота механизма формул позволяет, в случае необходимости, быстро изменить методику начисления зарплаты не прибегая к услугам программиста, поскольку формулы записываются в настройках системы и могут изменяться пользователем самостоятельно.

2.7. Учет основных средств и экземпляров
 
В системе INFOPOLIS учет основных средств разделен на три основных вида: управленческий, бухгалтерский  и налоговый. Учет основных средств реализован с помощью механизма учета экземпляров. На базе этого механизма реализован и учет некондиционных экземпляров товара. С его же помощью (выполнением определенных настроек в системе в дополнение к базовому варианту) может быть реализован и любой другой вид учета, требующий хранения информации об экземплярах товара, их свойствах и эволюции.
Налоговый учет основных средств ведется отдельно от бухгалтерского. Однако бухгалтер может совместить эти два вида учета. Проценты амортизационных отчислений на бухгалтерские и налоговые группы основных средств, как и сами группы, задаются в настройках системы. Управленческий учет основных средств ведется аналогично бухгалтерскому, однако никоим образом с ним не связан. Все операции с основным средством в рамках управленческого учета могут быть другими и соответствовать методам учета, принятым на предприятии и отличающимся от регламентированных  бухгалтерскими стандартами.
 
Механизмы, применяемые для учета основных средств применяются также, для иных видов поэкземплярного учета товаров. В частности, в системе имеется возможность учета некондиционных товаров с описанием каждого экземпляра.
 
Операции с экземплярами являются обычными товарными операциями, в которых, при выполнении перемещения (покупки, передачи, продажи или списания) некоего объекта (товара), описывается, также, действие с ним, как с уникальным экземпляром, имеющим собственные свойства: инвентарный номер, собственное имя, описание, дату изготовления и пр.
 

2.8. Мультивалютный учет
 
Под мультивалютным учетом понимается возможность системы вести учет операций в разных валютах. Проведение операции в некой валюте означает привязку обязательств к данной валюте, причем оплата этих обязательств может производится в другой (других) валютах. Например, контрагент получил товар, стоимость которого определена в долларе (валюте договоренности). Через некоторое время он оплатил часть суммы гривнами, а еще через некоторое время погасил остаток долга платежем в Евро. Задачей мультивалютного учета является определение состояния взаиморасчетов на любой момент времени с учетом колебаний курсов валют, участвующих в операции. Кроме того, должна быть правильно учтена (сформирована) себестоимость товара, хранящаяся в какой-то определенной валюте, и выполнены проводки по регламентированному плану счетов (в национальной валюте) и по управленческому плану счетов (в валюте управленческого плана счетов). Усложняет ситуацию и наличие разных типов курса: наличный и безналичный.
Такой набор требований предполагает хранение на каждый момент времени матрицы соотношений валют (матрицы курсов). Каждая хозяйственная операция привязывается к определенному срезу курсов - состоянию соотношений курсов на определенный момент времени. Срезы возникают в момент изменения какого-либо курса. Если состояние на валютном рынке стабильное, то хозяйственные операции привязываются к моменту последнего изменения курса, которое могло быть несколько месяцев назад, после чего новые срезы не формировались. В моменты скачков курса срезы могут создаваться несколько раз в день, если в течении дня заметно менялись курсы.
Аналогично, к срезу курсов привязывается и платеж, что позволяет конвертировать платеж в валюту договоренности для определения состояния взаиморасчетов и вычислять курсовые разницы. 
 

2.8.1. Сальдо взаиморасчетов с контрагентом
При мультивалютном учете возникает проблема точного подсчета сальдо взаиморасчетов с контрагентом, состоящая в необходимости подсчета курсовых разниц и необходимостью квитования платежей. Следующий пример позволяет понять суть проблемы.
     В один день покупатель получил товар стоимостью 100.00$ с отсрочкой платежа и в этот же день он же получил товар стоимостью 100.00Є, также с отсрочкой платежа. В этот день курсы доллара и евро к гривне были одинаковы и составляли 5.3грн./доллар и 5.3грн/евро. На следующий день курсы не поменялись и покупатель внес 530.00 грн. в погашение долга. Прошла неделя. Курс доллара к гривне остался прежним, а за 1 евро уже давали 5.50 грн. Вопрос: сколько оказался должен покупатель? Ответить на вопрос можно, только имея информацию о том, за какой товар покупатель внес деньги. Если покупатель оплатил товар, стоимость которого оговаривалась в долларе, то он должен 100.00Є или, по текущему соотношению валют, 550.00 грн. Если же он оплатил, товар, цена на который привязана к евро, то он должен 100.00$ или 530.00 грн. Очевидно, что без явного квитования платежей, т.е. указания связи платежа и отгрузки, такой вывод сделать нельзя. При еще более сложных ситуациях, когда в разное время вносятся частичные оплаты в разных валютах, для правильного подсчета взаимозачетов необходимо иметь срезы курсов на момент каждой транзакции и четкое квитование платежей с поставками.
     Алгоритм подсчета задолженности клиента, реализованный в системе INFOPOLIS, таков. Для каждой товарной операции, т.е. отгрузки товара покупателю, фиксируется валюта договоренности. Далее все оплаты, независимо от того в какой валюте они произведены, приводятся к валюте договоренности по курсу на момент оплаты. Разница между стоимостью товара и суммой оплаты в валюте договоренности переводится в любую валюту. Например, отгружен товар стоимостью 200.00$. В день, когда курс был 5.3 грн./доллар покупатель оплатил 530 грн. Это означает, что он закрыл задолженность в 100.00$ и осталось еще 100.00$. Теперь, какой бы ни был курс доллара к другим валютам, всегда можно сказать, сколько покупатель должен в любой другой валюте: если курс гривны к доллару 5.4, а доллара к евро 1.1, то в гривнах - 540.00 грн., а в евро - 90.91Є.
     Очевидно, что на самом деле, ситуация несколько сложнее, ведь кроме операций отгрузки имеются операции возврата товара и, соответственно, денег, операции консигнации и пр. аспекты, которые следует учитывать при подсчете сальдо взаиморасчетов, однако алгоритм на это рассчитан.
2.8.2. Валюта себестоимости
Отдельно нужно ввести понятие валюты, в которой выражается себестоимость товара. Вне зависимости от того, в какой валюте были оговорены цены на товар и, тем более, какой валютой за него был произведен расчет, необходимо определить некую "абсолютную" цену на товар, относительно которой будет определятся рентабельность его реализации, убытки при его порче и списании и пр. Логично предположить, что валютой себестоимости должна являться валюта управленческого баланса.
О себестоимости см. также п. "2.4.Складской учет" и "2.9.Производство продукции".
2.9. Производство продукции
Автоматизация учета при производстве продукции является специфической задачей и решается для каждого предприятия отдельно.
     Общим является наличие в системе операций производства, в которых некая номенклатура товаров (сырья) списывается, а готовое изделие (продукт) приходуется на склад. Задача автоматизации формирования таких операций может решаться по разному.
     Если стоит задача автоматизации подготовки производства, то производственные операции формируются до, собственно, момента производства и служат механизмом управления им. В этом случае производственные операции формируются специфическими алгоритмами по технологическим схемам. Алгоритм, получив команду на формирование операции по производству некой продукции оценивает возможность производства таковой, исходя из данных о необходимых материалах (сырья, комплектующих), их взаимозаменяемости и наличия на складе. Если все необходимое для производства имеется на складе, то формируется операция, в которой отражается списываемая номенклатура и приходуемое изделие или продукт. Отметка об окончании такой операции, т.е. окончательном списании сырья и приходование готовой продукции на склад, производится после успешного окончания производственного цикла. Очевидно, что алгоритмы подготовки производства специфичны для каждого предприятия и, как правило реализуются АСУТП (автоматизированной системой управления технологическими процессами) данного предприятия, а не учетной системой, которой является комплекс INFOPOLIS. Однако для некоторых мелких видов производства, особенно, где не требуется взаимодействия программы с технологическим оборудованием, возможно встраивание алгоритмов подготовки производства в учетную систему.
     Как правило, учетная система на производственных предприятиях работает в связке с системой АСУТП. АСУТП пользуется данными учетной системы о наличии сырья, принимает решение о производстве продукции, управляет технологическим оборудованием, а затем передает в учетную систему данные об ушедшем в производство сырье и изготовленной продукции. Учетная система дополняет полученные производственные операции данными о производственных затратах, неучитываемых АСУТП, проводит их по складскому и бухгалтерскому учету и использует для формирования аналитических и статистических отчетов.
     При производстве продукции возникает задача подсчета ее себестоимости. Себестоимость продукции определяется, как сумма себестоимости сырья и материалов и стоимости прочих материальных и нематериальных затрат на ее производство. Методика отнесения производственных затрат на себестоимость продукции нуждается в отдельном описании. Требуется как можно точнее определить себестоимость каждого вида продукции, поскольку это влияет на определение рентабельности и следовательно на целесообразность производства именно этого вида. С этой точки зрения, на себестоимость каждой продукции можно относить только явные затраты на ее производство. К явным затратам, естественно, относится стоимость сырья и материалов. Их количество точно известно. Однако есть ряд явных затрат, размер которых на производство конкретной партии продукции невозможно определить точно. Например, на каждый станок не возможно поставить счетчик электроэнергии и снимать показания после производства каждой партии продукции, хотя расход электроэнергии будет разный для разных видов продукции и это явно влияет на ее себестоимость. Доля таких затрат на производство каждого вида продукции должна рассчитываться плановым отделом, может быть с выполнением контрольных замеров или аналогичных методов. Расчетный показатель в операции производства, отраженной в учетной системе, добавляется к себестоимости каждой партии. В конце отчетного периода подсчитывается сумма этих расчетных затрат и сравнивается с суммой фактических затрат, определяемых по показаниям счетчиков электроэнергии, воды, газа и пр. Положительная разница фактических затрат и расчетных, уже отнесенных на себестоимость продукции в течение учетного периода, относится на общепроизводственные затраты, а отрицательная - на доходы. Существование такой разницы (положительной или отрицательной) является сигналом о том, что себестоимость вычисляется не точно и расчетные показатели затрат неверны и требуют корректировки в следующем учетном периоде. Такие затраты, как зарплата персонала, не зависящая от процесса производства, аренда производственных и административных помещений и пр., как правило, не может быть точно распределена по партиям продукции. Попытки отнести подобные затраты на себестоимость продукции только вносят погрешность в расчет себестоимости и не позволяют в последствии правильно произвести сравнительный анализ рентабельности производства разных видов продукции. Рекомендуется определять такие затраты, как общепроизводственные и использовать в определении рентабельности работы предприятия или подразделения в целом.
О себестоимости см. также п.п. "2.4.Складской учет" и "2.8.3. Валюта себестоимости".
2.10. Ценовая политика, прайс-лист, скидки
В программном комплексе INFOPOLIS особое внимание уделено решению задачи создания гибкой ценовой политики.
В процессе формирования цен можно выделить два основных этапа:
- формирование общего прайс-листа, содержащего декларативные цены на товары с разбиением на колонки (Розница, Опт, Дилер и пр.);
- формирование окончательных цен на каждую товарную продаваемую позицию: в рамках каждой балансовой единицы каждому контрагенту в отдельности указывается ценовая колонка и % скидки, которые можно установить индивидуально для каждого вида товара, каждого наименования товара.
Формально, реализованный механизм для ведения ценовой политики можно разделить на три части
1. Механизм формирования прайс-листа организации.
2. Механизм раздачи ценовых колонок контрагентам и указания скидок.
3. Механизм контроля выполнения ценовой политики.
 
Рассмотрим более подробно:
1. Перед формированием прайс-листа нужно определить:
- какое количество колонок цен необходимо организации и процентный зазор между ними.
- валюту цен. Комплекс INFOPOLIS позволяет каждой балансовой единице вести свой прайс-лист и цены на каждый товар в прайс-листе для каждой балансовой единицы могут быть в любой из используемых в валют.
Последняя особенность реализации дает большие преимущества и облегчает работу. Рассмотрим на примере. Существует две модели чайников "A" и "B". Модель "A" производится в Германии и закупается за евро. А модель "B" производят в США и входные цены в валюте доллар. Прайс-лист организации состоит из двух колонок цен и рассчитывается по формуле Вход.цена*К=Цена продажи, где К-коэффициент наценки: Х1 - для первой колонки и Х1+0.1 для второй.
Если бы валюта прайс-листа была одна, то пришлось бы в формулу, для расчета цены, вводить курсовой коэффициент. Этот коэффициент переводил бы входную цену в валюту прайс-листа и затем применялся коэффициент наценки. Организованный таким образом прайс-лист был бы нестабильным из-за скачков курса валюты входных цен к валюте прайс-листа.
Реализованная концепция мультивалютного прайс-листа позволяет указать каждому товару свою валюту, которая обычно является валютой входных цен, цен (для всех колонок цен), a затем пересчитывать их по курсу, на момент совершения операции, в цены товарных позиций.

2. Механизм раздачи ценовых колонок контрагентам предназначен для более точной настройки ценовой политики для некоторых контрагентов. При разработке ценовой политики важно наиболее оптимально определить процентный зазор между колонками цен. В идеальном варианте мы сможем раздать колонки контрагентам без применения скидок. Но это всё относительно. Пример: цена на товар такова 1к.-5грн, 2к.-6грн. Если клиент согласен брать товар по 5.75 - и таких клиентов не много - то нет смысла создавать промежуточную колонку цен или указывать клиенту 1-ю колонку, теряя деньги. Достаточно указать 2к и нужный процент скидки от неё. Если же одинаковая скидка требуется большому количеству клиентов, то можно создать колонку и указать им её. В INFOPOLIS существует возможность указать одному(всем) клиенту(ам) колонку цен и скидку на товар(вид товара). Такую функциональность используют, например, при проведении акций, когда нужно понизить цены всем на какой-то товар или вид товара.
 
3. Описанные выше возможности ценовой политики не давали бы экономического эффекта, если бы не механизм контроля за её выполнением. Суть его состоит в следующем: менеджер, при продаже товара, не может понизить цену, указанную в ценовой политике, больше чем на установленный максимальный процент.
Алгоритм работы таков:
- при создании (или изменении цены) каждой товарной позиции в операции продажи отрабатывает механизм, который смотрит цену в указанной контрагенту колонке цен, пересчитывает её в валюту операции, применяет процент скидки, который указан в ценовой политике, и сверяет её с ценой, которую указал менеджер. Определяет процент скидки, который дал менеджер при продаже и, если он не превышает максимального процента скидки - то сохраняет изменение данных, иначе выдает ошибку.

2.11. Информационный обмен
Информационный обмен - основная составляющая динамически развивающейся организации. От того, насколько быстро будет доставлена, а затем обработана, разного рода информация - напрямую зависит успех бизнеса. По статистике внедрений автоматизированных учетных систем на западном рынке, около 85% всей входящей и исходящей информации, с которой приходится работать офисному работнику, напрямую связана с объектами учетной системы.
Для облегчения передачи, хранения и составления информационных потоков и разработана система задач в программном комплексе INFOPOLIS.
Организация информационного взаимодействия.
При внедрении системы информационного обмена предлагается разделить всё множество информации на:
  1. Объекты учета.
  2. Задачи.
Объекты учета - сущности в базе данные, имеющие количественную либо денежную оценку, либо иные важные для учета признаки. Объектами учета в комплексе INFOPOLIS могут являться: операции, платежи, товарные позиции, документы и т.д.
Задачи - информация - как руководство к действию. Задача может быть связана с одним либо несколькими объектами учета. Обычно содержит в себе описание (постановку), ответственное лицо и его роль для выполнения, сроки выполнения.
Пример задачи:Отгрузить товар и указание по какой накладной со ссылкой на операцию.
Весь объем задач предлагается разделять на типы. Например: Складской учет, Сервис, Гарантийное обслуживание.
Каждый сотрудник организации вместо (или вместе) с ведением деловых дневников, может вести таким образом свой электронный органайзер.
На каждом предприятии существует перечень задач, решать которые нужно ежедневно. Пример: Задача бухгалтера: поиск и перепроведение операций, в которых изменились первичные данные. Задача управляющего(топ-менеджера): Ежегодный поиск заказов, которые менеджеры выставили по низким ценам и др. Даже при наличии специфических отчетов, которые "ищут" эти данные, человеку свойственно забывать регулярно пользоваться ими. Результатом становятся административные и финансовые упущения.
Для решения такого рода задач в комплексе предусмотрен механизм автоматического формирования задач. Суть его состоит в следующем: с указанной администратором периодичностью, будет запускаться механизм для поиска каких-либо несоответствий. В случае, если такие найдены, будет выдано сообщение и создана задача с информацией о нарушениях.
Комплекс автоматизации обмена информацией призван помочь в управлении персоналом, улучшить информационный обмен и повысить оперативность выявления нарушений допущенных при работе.