1. Общие положения

 
 

1.1. Назначение комплекса
 
Основное назначение комплекса INFOPOLIS (далее по тексту "комплекс", "комплекс INFOPOLIS") - автоматизация первичного и бухгалтерского учета, формирование документов, анализ состояния организации, управление взаимоотношениями с клиентами, организация работы персонала и финансовое планирование. 
Будучи ERP-системой, комплекс обеспечивает полный цикл учета и управления предприятием, описывая все хозяйственные процессы протекающие в организации и предоставляя мощные средства их анализа:
 
- складской учет;
- управление закупками и продажами;
- учет дебиторской/кредиторской задолженности;
- учет основных средств и других активов;
- финансовый учет, банковские и кассовые операции;
- учет и планирование производственных операций;
- учет документов;
- бухгалтерский и налоговый учет;
- кадровый учет;
- учет рабочего времени и организация работы персонала;
- управленческий учет по внутренним стандартам предприятия;
- анализ показателей работы организации в произвольных аналитических разрезах;
- автоматический мониторинг критичных показателей и оповещение уполномоченных лиц.
 
Настройки (бизнес-логика, документы, отчеты), с которыми поставляется данный продукт оптимизированы для использования в коммерческих торговых и производственных организациях.
Разработчик предлагает полный комплекс услуг по установке, внедрению системы, адаптации к требованиям клиента, обучению пользователей, а также технической поддержке и сопровождению. 
 
 
 

1.2. Структура комплекса
Система имеет модульную структуру, что позволяет создать оптимальную для каждого заказчика конфигурацию, обеспечив наилучшее соотношение цена/функциональность.
Имеются модули, без которых работа системы невозможна, и необязательные, обеспечивающие дополнительные функции, необходимые только части пользователей. Приобретя ядро системы, заказчик может докупать нужные ему модули по мере возниконовения в них необходимости.

1.2.1. Базовый функционал
 
Набор модулей, реализующий наиболее востребованные большинством предприятий функции, независимо от вида деятельности.
Часть модулей базового функционала является обязательными, остальные могут устанавливаться опционально.
 
 

1.2.1.1. Базовые классификаторы
 Журнал операций описывает операции с товарами/услугами, производимыми внутри организации или во взаимодействии с внешними контрагентами.
Операции являются основным элементом системы, описывающим хозяйственную деятельность предприятия. Ядро системы контролирует правильность создания операций с товарами и услугами с точки зрения бизнес-логики, осуществляет партионный учет товаров на складах, а также учет резервов и ожидающегося товара.
 

1.2.1.1.1. Классификатор товаров и услуг
 
Классификатор объектов позволяет хранить информацию о товарах и услугах, классифицировать их по видам, описывать их свойства, осуществлять поиск и группировку по произвольным аналитическим признакам. 

1.2.1.1.2. Классификатор контрагентов
 
Классификатор контрагентов позволяет хранить информацию о внешних контрагентах (их свойствах, реквизитах, сотрудниках с указанием должностей и контактов), разбивать их на произвольные группы, осуществлять поиск и группировку по произвольным аналитическим признакам. 

1.2.1.1.3.4. Компании-банкроты
 
  Данный модуль позволяет выдавать предупреждения ответственным пользователям при работе с компаниями, подавшими заявку о банкротстве, а также блокировать работу с ними в системе. Подробнее о работе с банкротами...

1.2.1.2. Первичный учет товаров и услуг
Первичный учет описывает движение товаров и услуг (закупки, продажи, консигнация, услуги, затраты и пр.) в количественном и ценовом выражении.
В рамках первичного учета формируются документы, сопровождающие движение товара или услуг.
Первичный учет является источником данных для бухгалтерского (управленческого) учета.
 

1.2.1.2.1. Движение товаров
 
Набор простейших типов операций, позволяющий на базовом уровне осуществлять покупки, перемещения, продажи и списания товара.
 

1.2.1.2.2. Услуги
 
Набор типовых хозяйственных операций описывающих процессы реализации услуг.

1.2.1.2.3. Закупки
 
Набор типовых хозяйственных операций и интерфейсных элементов, реализующий функции заказа товара у поставщика, прогнозирование поступления товара на склад, возможность резервирования ожидающегося товара под будущие продажи.
 

1.2.1.2.3.3. АРМ "Закупки у поставщика"
 
Форма для создания операций закупки товаров в интерактивном режиме на основаниии статистики продаж с учетом необходимого минимального складского запаса, сроков поставки товара (требуется наличие модуля "Прайс-лист поставщика") и среднесуточного потребления (аналитика точки перезаказа).
 

1.2.1.2.4. Импорт
 
Набор типовых хозяйственных операций и дополнительных полей, обеспечивающих возможность учета операций заказа и получения импортного товара.

1.2.1.2.5. Продажи
 
Набор типовых хозяйственных операций, дополнительных полей, реализующих механизм управления продажами, назначения скидок, резервирования товара. 

1.2.1.2.6. Экспорт
 
Набор типов операций для учета экспортных операций (контракты, инвойсы, отгрузка товаров на экспорт). 

1.2.1.2.7. Затраты
 
Набор типовых операций и дополнительных полей, реализующих возможность учета затрат и их классификации для последующего анализа. 

1.2.1.2.8. Консигнация
Имеющиеся механизмы позволяют видеть задолженность за переданный на консигнацию, но не проданный консигнатором товар отдельно от задолженности за уже реализованную его часть, а также текущий остаток непроданного товара на складе консигнатора.

1.2.1.2.9. Реализация
 
Имеющиеся механизмы позволяют вести количественный и ценовой учет товара, принятого на реализацию, и учет задолженности за принятый на консигнацию, но не проданный товар отдельно от задолженности за уже реализованную его часть.
 

1.2.1.2.10. Производство
 
Набор типовых хозяйственных операций и интерфейсных элементов реализующих операции сборки/разборки (комплектации/разукомплектации), переработки, списания ТМЦ в производство, выполнение технологических операций внешними контрагентами.
Создание операций сборки/разборки автоматизировано за счет использования технологических карт изделий (спецификаций), несущих информацию о составе изделия (деталях и узлах). Иерахическая структура позволяет описать каждый узел изделия как отдельное, самостоятельное изделие и описать производство сложного устройства операциями, соответствующими реальному процессу производства. 
 

1.2.1.2.11. Движение прочих ТМЦ
 
Набор типовых хозяйственных операций и интерфейсных элементов, обеспечивающий возможность учета прочих ТМЦ (МБП, МНМА и др.). 

1.2.1.2.12. Корректировки
 
Набор типовых хозяйственных операций, интерфейсных элементов и отчетов, обеспечивающий возможность колличественной и ценовой корректоровки складских остатков: операции инвентаризации, пересортицы, переоценки.
Имеющиеся механизмы позволяют вести учет задолженности материально отвественных лиц за обнаруженные недостачи, пересортицы и пр. 
 

1.2.1.2.13. Остатки
 
Набор технических операций, использующихся при вводе системы в эксплуатацию, и позволяющих отразить в ней экономическое состояние организации на момент старта системы (товарные остатки, дебиторская и кредиторская задолженность, остатки на расчетных счетах и в кассах и пр.).
 

1.2.1.2.14. Доставка
 
Набор дополнительных полей, позволяющих в операциях реализации товара хранить информацию об адресе покупателя, средстве доставки товара и пр. данных, использующихся для организации процесса доставки товара покупателю.  

1.2.1.2.15. Расширенная информация о товаре
 
Набор дополнительных полей, описывающих дополнительные свойства товара: торговая марка, область применения, страна-производитель, модель и пр. 

1.2.1.2.16. Расширенная информация о контрагенте
 
Набор дополнительных полей, описывающих дополнительные свойства контрагентов. 

1.2.1.3. Учет денежных средств
 
Набор интерфейсных элементов, позволяющий фиксировать в системе движение денежных средств по расчетным счетам (кассам) и получать итоговые отчеты о движении денежных средств в разрезе балансовых единиц.
 

1.2.1.3.1. Квитование
 
Для реализации концепции мультивалютного учета и удобства работы пользователя в системе реализован механизм квитования, позволяющий указать, в зачет какой именно операции с товарами или услугами идет каждый платеж и сделать более наглядным отчет о дебиторской и кредиторской задолженности.
 

1.2.1.3.2. Электронная подпись платежей
 
В системе реализована возможность электронной подписи платежей: входящие и исходящие платежи, вносимые в систему кассиром, подписыватся старшими менеджерами для подтверждения правильности их оформления и принятия менеджером на себя ответственности за этот платеж.
 

1.2.1.3.3. У.Учет платежей
 
Набор дополнительных типов операций, реализующих процессы перемещения денежных средств между подразделениями организации, конвертации из одной валюты в другую и др.

1.2.1.3.4. Б.Учет платежей
 
Набор дополнительных типов операций, реализующих операции работы с кассой, расчетным счетом, валютные операции.

1.2.1.3.4.1. Клиент-банк
 
Для взаимосвязи с программами клиент-банк в системе реализован соответствующий механизм.
Он позволяет экспортировать в клиент-банк платежи, подлежащие проведению банком, а входящие платежи импортировать из клиент-банка в систему. Импортированные платежи привязываются к имеющимся в системе операциям в автоматическом режиме по контрагенту и сумме операции. Если программа неправильно определила привязку платежа, пользователь может переопределить ее самостоятельно.

1.2.1.4. Дебиторская и кредиторская задолженность
 
Механизм анализа структуры дебиторской/кредиторской задолженности позволяет получить данные о состоянии взаиморасчетов (входящее и исходящее сальдо, обороты за период) с контрагентом (группой контрагентов) с учетом отсрочек платежей в разрезе балансовых единиц и видов взаимозачета.
Задолженность вычисляется с учетом валют, в которых осуществлялись сделки и проводились платежи, и их курсов.
Учет отсрочек платежей позволяет вычислить сумму текущего долга (по сделкам, срок оплаты которых наступил), отличную от общего сальдо взаиморасчетов. 
 

1.2.1.4.1. У.Акты сверки
 
Тип операций, в которых формируются и сохраняются документы актов сверки с контрагентом. Дополнительно хранится информация о состоянии взаиморачетов по данным контрагента (вписывается в документ вручную).  
 

1.2.1.4.2. Б.Акты сверки
 
Тип операций, в которых формируются и сохраняются документы актов сверки с контрагентом. Дополнительно хранится информация о состоянии взаиморачетов по данным контрагента (вписывается в документ вручную).  
 

1.2.1.5. Расчет себестоимости при покупке
 
При покупке товаров или услуг их себестоимость зависит не только от цены поставщика, но и от сопутствующих затрат: транспортных, таможенных и др. Пользователю достаточно указать системе связь операции по покупке ТМЦ и сопутствующих затратных операций и система автоматически вычислит себестоимость, распределив сумму затрат в соответствии с весовыми коэффициентами, определяемыми пользователем. Это позволяет, к примеру, распределить таможенные затраты пропорционально стоимости товара, а транспортные - пропорционально объему или весу товаров.
Полученный результат пользователь может, при необходимости, откорректировать вручную.
 

1.2.1.6. Многовалютный учет
 
Многовалютный (мультивалютный) учет позволяет проводить операции (определять стоимость товаров и услуг, производить платежи) в разных валютах и получать все отчеты в любой интересующей пользователя валюте.
Наличие в системе матрицы соотношений валютных курсов на любой момент времени и механизма квитования платежей позволяет корректно вычислять задолженность контрагента, определять курсовые разницы, доходы/потери от конвертации и т.д.
Одна из валют определяется как национальная (в ней производится бухгалтерский учет), другая - как базовая (в ней определяется фактическая себестоимость и ведется управленческий баланс).
Наличие механизма формул позволяет задавать зависимости между курсами различных валют.
 

1.2.1.7. Кредитная политика
 
Механизм кредитной политики позволяет оператору задать для каждого контрагента (покупателя) количество дней отсрочки платежей за полученные товары/услуги и допустимую сумму кредита. В корпоративных структурах каждая балансовая единица может проводить свою кредитную политику в отношении одного и того же клиента.
Отстрочка платежей применяется в отчете о дебиторской задолженности для отображения, кроме общего сальдо взаиморасчетов, текущего долга - сальдо с учетом сделок, срок оплаты которых наступил. 
При превышении клиентом суммы допустимого кредита операции с ним блокируются. Осуществить отгрузку такому клиенту может только группа менеджеров с особыми полномочиями. 
  

1.2.1.8. Ценовая политика
 
Ценовая политика позволяет назначать каждому конрагенту (покупателю) ценовую колонку прайс-листа, по которой ему будут отгружаться товары, а также, если необходимо, дополнительный процент скидки от этой колонки. Определение ценовой политики для покупателя может осуществляться вцелом для всей организации и для всех видов товаров, но может быть назначено в разрезе балансовых единиц организации, отдельно для каждого вида товара или даже для каждого товара.
При продаже товара покупателю система сама определяет цену, по которой ему должен быть отгружен товар с учетом его ценовой политики и контролирует, чтобы оператор не занизил получившуюся цену, если у него нет на это соответствующих прав.
 

1.2.1.9. Прайс-лист
 
Прайс лист отражает текущие цены на реализуемую предприятием продукцию.
Прайс лист может содержать до 10 колонок цен в произвольных валютах, которые вычисляются по формулам, определяемым пользователем. В формулах может использоваться произвольное количество констант, определяемых пользователем для всего товарного классификатора, отдельных товаров или их видов, а также усредненная себестоимость данного товара на складе.
Цены могут быть подсчитаны по формулам, но могут быть назначены пользователем вручную. Назначение установленной вручную цене особого статуса (например "Акция") заблокирует изменение ее при пересчете прайс листа по формулам.
Цены, подсчитанные по формулам, назначенные вручную или имеющие особый статус выделяются разными цветами, что делает работу оператора более удобной.
Сформированный прайс лист может быть распечатан в привычном для пользователя виде или выведен в виде интерактивного электронного документа, который может быть отправлен покупателю по электронной почте.

1.2.1.10. Прайс-лист поставщиков
 
В системе предусмотрено хранение информации о товарах, предлагаемых предприятию (или его балансовым единицам индивидуально) различными поставщиками. Структура сохраняет информацию о цене поставщика, названии товара у поставщика,валюте, в которой он определяет цены, валюте, в которой он определяет цены, дате последнего обновления цены, сроке поставки товара, доступном количестве. Функция назначения контрагента поставщиком по-умолчанию. Данная информация используется в процессе заказа товара и аналитики точки перезаказа (модулем "Закупки у поставщика"). 
 

Внесение цен поставщика


Контрагенты > Все контрагенты > Выбираем нужного контрагента(поставщика) > Выбираем вкладку Прайс-лист контрагента > Все виды > (При необходимости настраиваем фильтр), по умолчанию «Все» > В выведенном списке заполняем колонки: «Бал.ед»-при необходимости ,«Цена» -цена по который закупаем у поставщика, «Валюта» - валюта по которой покупаем товар.


Так же можно добавить новый товар по данному поставщику нажав Добавить — обозначенный «+»


1.2.1.10.1. Импорт данных Excel
 
Прайс-листы поставщиков, получаемые в электронной форме, могут быть загружены (импортированы) в систему автоматически, с помощью соответствующего модуля. Также предусмотрен импорт заказов от покупателей.
 

1.2.1.11. Складское хранение
 
Набор субмодулей, реализующих функции работы с упаковками товара, штрихкодами, серийными номерами и адресным хранением товара.

1.2.1.11.1. Товары: физические свойства
 
Товарный классификатор позволяет хранить значения физических свойст товаров: размеры (ширина, высота, глубина), вес, цвет и т.д. Эти свойства необходимы для организации транспортировки товаров, а также в качестве аналитических признаков при анализе продаж (цвет, цветовая гамма и пр.). Набор свойств легко расширяется по мере необходимости и зависит от специфики работы каждого предприятия.

1.2.1.11.2. Упаковка
 
Система позволяет оперировать различными упаковками одного и тогоже товара. Несмотря на то, что учет ведется в одной (основной) единице измерения (например, штуки или литры), для каждого товара в операции может быть указан альтернативный вид упаковки (например, яшик или банка) с указанием коэфиициента упаковки (100 шт в ящике или 3 литра в банке) и цены за упаковку. Программа сама определит цену за основную учетную единицу товара и оприходует его соответствующим образом.

1.2.1.11.3. Учет штрихкодов
 
Для каждого товара может быть указан штрихкод для автоматизации его скадаского учета и розничных продаж. Кроме основного, система позволяет ввести произвольное количество альтернативных штрихкодов для одного товара. Для каждого штрихкода можно также указывать единицу измерения.
При приеме товара на склад, перемещении его между местами хранения, розничных продажах, оператор, используя сканер штрихкода, может однозначно идентифицировать товар либо упаковку из нескольких товаров, и исключить типичные ошибки подбора товара (пересортица, недостача и др.).
 

1.2.1.11.4. Учет серийных номеров
 
В рамках складского учета реализована система учета серийных номеров.
При приеме партии товара на склад в систему вносятся серийные номера единиц ТМЦ. При расходовании товара со склада система по серийному номеру отгружаемого товара определяет партию (для партионного учета). При возврате товара от покупателя система контроля номеров автоматически предотвращает возврат товара, который не отгружался покупателю.
Возможна схема работы, при которой серийные номера не контролируются, а просто фиксируются при отгрузке товара для выписки гарантийных талонов.
 

1.2.1.11.4.1. Учет гарантийных талонов
 
При отгрузке (продаже) товаров имеется возможность выписки документа "Гарантийный талон", куда выводится серийный номер изделия (изделий), сроки и словия гарантийного обслуживания и пр.
При внедрении, данный документ настраивается в соответствии с требованиями предприятия-заказчика. 

1.2.1.11.5. Место хранения
 
Аналитический признак, позволяющий описать иерархическую структуру мест хранения на складе, задать каждому товару его место хранения и вывести его значение в документ "Требование" для облегчения поиска товара кладовщиком.

1.2.1.12. Учет нескольких юридических лиц
 
Набор интерфейсных элементов, позволяющих вести учет деятельности нескольких юридических лиц (хранить данные) в одной базе данных и, при этом, получать отчетность по каждому юридическому лицу в отдельности. Используется корпоративными структурами, состоящими из произвольного количества юридических лиц, в общем случае, различных видов собственности.
 

1.2.1.13. Работа по договорам
 
Поскольку очень часто хозяйственные операции выполняются в рамках договоров (заказов) с внешними контрагентами, в системе предусмотрен специальный механизм, позволяющий группировать операции в рамках договора (логически и визуально) и использовать договор в качестве аналитического признака при формировании отчетности. Это позволяет сравнить рентабельность отдельных договоров, получать информацию об объемах незавершенного производства в разрезе договоров и т.д.
 

1.2.1.14. Учет таможенных затрат (свойства товаров)
 
Набор элементов, позволяющий вести учет свойств товаров, влияющих на таможенные платежи, учитывать таможенные затраты и производить расчет себестоимости импортируемых товаров.
 

1.2.1.15. Резервирование минимального складского запаса
 
Возможность установки для каждого товара значения его минимального количества на складе и блокировки расхода товара, приводящего к снижению его количества ниже минимально допустимого. Механизм оповещения уполномоченых пользователей о снижении количества товара ниже минимального.
 

1.2.1.16. Задачи
 
Для организации работы персонала в системе предусмотрен планировщик задач.
Каждый пользователь может поставить задачу другому пользователю (или себе), в которой может подробно описать, что необходимо сделать, указать сроки выполнения, запросить уведомление в случае, если задача будет выполнена или невыполнена в срок. В качестве дополнительной информации к задаче может быть присоединен файл. Ответственное лицо, запустив программу, получает информацию о наличии задачи (задач), требующей его внимания. Обработав задачу, пользователь указывает результат работы с задачей (выполнено, невыполнено, возвращено и др.) и, при необходимости, описывает его в виде текста.
Задачи подразделяются по типам, задаваемым в конфигураторе системы и могут быть как самостоятельными, так и взаимосвязанными с другими задачами. Система поддреживает иерархию задач: если задача имеет подзадачи, то при попытке установки на главной задаче статуса "выполнено", пользователю будет указано на наличие невыполненных подзадач. 
Задачи существуют не обособлено, а тесно интегрированы с остальными элементами системы, в частности с операциями и контрагентами. Это позволяет пользователю быстро находить объект, на который ссылается задача. Например, поставив ответственному лицу задачу "проследить за отгрузкой", не нужно описывать номер или другие реквизиты этой операции - достаточно сопоставить задачу с операцией. Сопоставив задачу "договориться о встрече" с контрагентом, не нужно описывать этого контрагента - пользователь одним щелчком перейдет от задачи к карточке нужного контрагента.
Такой механизм позволяет реализовать в нашей системе функции других специализированных систем, таких как внутренняя электронная почта или CRM (управление взаимоотношениями с клиентами).
Задачи могут формироваться не только людьми. В системе реализован механизм автозадач - процессов, анализирующих состояние базы данных и бизнес процессы и создающих задачи ответственным лицам, в которых содержится информация о результатах диагностики системы.
 

1.2.1.16.1. Работа с файлами
 
Механизм привязки файлов к задачам планировщика. Позволяет привязывать к задачам файлы, сохраняемые в базе данных и передавать их ответственному по задаче.  
 

1.2.1.16.2. Оповещение
 
Модуль оповещений предназначен для реализации механизма уведомлений по расписанию либо при наступлении определенных условий. При помощи данного модуля пользователи могут отслеживать периодические события, отправлять уведомления группе пользователей при наступлении определенных событий и многое другое.
Подробнее см. Оповещение.

1.2.1.17. Учет экземпляров
Механизм учета экземпляров позволяет описать свойства экземпляра товара (уникальное имя, серийный номер, заводской номер и т.д.) и используется в процессе учета основных средств, некондиционных товаров, дорогостоящих или уникальных изделий и пр.

1.2.1.17.1. Учет некондиции
 
Механизм позволяет отделить экземпляр товара от общей партии и перевести в разряд некондиции, описав характер повреждения, неисправности или недостатка. Эта информация становится доступной продавцу для определения суммы скидки и покупателю для рассмотрения возможности покупки товара с заявленным дефектом. Кроме того, при просмотре наличи товара на складе некондиционные единицы не учитываются, а, точее, учитываются отдельно. 

1.2.1.17.2. Налоговый учет ОС
 
Налоговый учет основных средств предусматривает ввод и хранение информации, определенной стандартами, и начисление амортизации на группы основных средств по методу и процентным ставкам, определенным законодательно.
Предусмотрены операции приобретения, постановки ОС на учет, начисления амортизации, ремонта и удорожания, продажи, списания.
Отчетные формы отбражают состояние основных средств вцелом или по группам. 

1.2.1.17.3. Бухгалтерский учет ОС
 
Отдельно от налогового, при необходимости, реализуется бухгалтерский учет ОС, для которого могут быть применены отличные от налогового учета процентные ставки амортизации.
Алгоритм расчета суммы бухгалтерской амортизации задается настраиваемыми формулами, что позволяет применить любой способ начисления.
 

1.2.1.17.4. Управленческий учет ОС
 
Отдельно от налогового и бухгалтерского реализуется управленческий учет ОС по внутренним стандартам предприятия. Поскольку операции управленческого учета не влияют на данные бухгалтерского учета и какую-либо регламетированную отчетность, в управленческом учете предприятие само определяет, как критерии определения самого понятия "основное средство", так и ставки и алгоритмы расчета амортизации.
Естественно, весь набор операций, проводимых с основными средствами в бухгалтерском и налоговом учета (постановка на учет, начисление амортизации, ремонт, удорожание, продажа, списание), применяется и в управленческом учете.

1.2.1.18. Зарплата и кадры
 
В системе реализован кадровый учет (бухгалтерский и управленческий), описывающий имеющиеся должности, штатное расписание предприятия и перемещение кадров по должностям штатного расписания.
Табель позволяет вести учет рабочего времени персонала и учитывать проработанное время при расчете зарплаты. 
Согласно назначенных ставок, табеля и прочих свойств кадров система производит начисление зароботной платы. Расчет ЗП производится с помощью гибко изменяемых формул, что позволяет реализовать любые методы расчета.
Согласно законодательста, система производит расчет больничных и отпусков.
Расчет налогов, отчислений в фонды социального страхования и т.п. производится с учетом действующих на указанный момент процентных ставок, коэффициентов и норм. 
Справочник персонала позволяет хранить все необходимые свойства кадров, контакты, фотографии и пр.
 

1.2.1.19. Бух.учет
 
Как надстройка над первичным учетом, в системе реализован механизм бухгалтерского учета на плане счетов по методу двойной записи.
Система предусматривает возможность наличия произвольного количества непересекающихся между собой планов счетов. Баланс по каждому из планов счетов может вестись в собственной валюте. Это дает возможность организовать несколько параллельных видов учета: бухгалтерский, налоговый, управленческий и пр.
Каждая хозяйственная операция первичного учета может быть описана произвольным количеством проводок бухучета по разным планам счетов. Проводки могут создаваться, как автоматически (согласно типовых схем), так и вручную.
По проводкам формируется весь набор внутренней и внешней бухгалтерской отчетности: оборотный баланс, главная книга, шахматка, кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость по счету, карточка счета, ведомость, журнал-ордер, анализ счета и др.

1.2.1.19.1. Управленческий учет
 
Управленческий учет реализован в системе аналогично бухгалтерскому: на управленческом плане счетов (упрощенном по сравнению с бухгалтерским) создаются проводки, основой которых являются все необходимые хозяйственные операции первичного учета. 
Управленческий учет позволяет, с одной стороны, учесть факторы остающиеся за рамками бухгалтерского учета, а с другой, упростить учет в некоторых областях. Поэтому, методика создания проводок и ведения баланса в управленческом учете несколько отличается от методики бухгалтерского учета и позволяет получить более реальную картину состояния предприятия с точки зрения его собственника.
 

1.2.1.19.1.1. Финансовый анализ
 
Набор отчетов, предназначенных для анализа финансового состояния предприятия:
- Финансовый результат (Баланс и Доходы и затраты);
- Движение денежных средств (Cashflow);
- Прибыли и убытки.
 

1.2.1.19.2. Бухгалтерский учет
 
Подсистема бухгалтерского учета позволяет на основе хозяйственных операций создавать проводки бухгалтерского и налогового учета по регламентированному плану счетов и получать регламентированную отчетность.
Механизм типовых проводок предусматривает возможность создания шаблонов для всех необходимых бухгалтерских операций и событий.
Также, возможно ручное создание проводок и написание бухгалтером собственных типовых проводок, реализующих специфику работы предприятия. 

1.2.1.19.2.1. Реквизиты контрагентов
 
Набор свойств контрагентов, использующихся в случае ведения бухгалтерского учета для выписки документов.
 
 

1.2.1.19.2.2. Учет НДС
 
Набор полей и отчетов, использующихся предприятиями - плательщиками НДС.
Механизм анализа первого события позволяет определять суммы первого и второго событий (в том числе и в разрезе договоров) и создавать соответствующие проводки налогового учета.
 
 

1.2.1.19.2.3. Внешняя отчетность
 
По данным бухгалтерского учета формируется ряд отчетов регламентированной формы для подачи в фонды социального страхования и налоговую администрацию. В базовом наборе поставляется наиболее востребованный набор отчетов, используемый большинством предприятий. Отчетные формы, необходимость подачи которых определяется специализацией предприятия, могут быть установлены по заказу в рамках работ по внедрению системы.
При отображении отчета на экране основные метки отчета представляются в виде гиперссылок, переход по которым перенаправляет пользователя, обладающего администраторскими правами, в конфигуратор, где можно увидеть и изменить алгоритм формирования данной метки.
Для создания некоторых регламентированных отчетов могут быть использованы специализированные программы, распространяемые налоговой администрацией бесплатно. Система экспортирует данные в такую программу, а она, в свою очередь, формирует печатную форму установленного образца и, если необходимо, файл определенного формата для подачи отчета в электронном виде.
 
 

1.2.1.19.2.4. Электронная отчетность
 
Современные требования налоговой администрации и фондов социального страхования предусматривают подачу отчетности в электронном виде. Электронные отчеты бывают двух видов:
- электронные отчеты, дублирующие данные, подаваемые в бумажном виде и облегчающие ввод данных в систему контролирующего органа (бумажная форма отчета с печатью не отменяется);
- электронные отчеты с ЭЦП (электронной цифровой подписью), содержащие все необходимые данные и заменяющая бумажную форму отчета.
 
Система поддерживает вывод отчетов в виде файлов XML для подачи их в налоговую администрацию и фонды непосредственно и/или для последующего импорта в специализированные программы, распространяемые этими институтами. Подобные программы сами могут формировать печатные формы установленного образца и, если необходимо, файл определенного формата для подачи отчета в электронном виде (с цифровой подписью или без таковой).
 

1.2.1.19.2.5. Закупки под продажи

1.2.1.20. Анализ
 
Система отчетов с многомерным анализом данных, позволяющих анализировать в различных измерениях (виды товаров, торговые марки, периоды времени и т.п.) статистику продаж и состояние склада.
 

1.2.1.21. Планирование
 
Модуль планирования и бюджетирования позволяет составлять произвольное количество версий и сценариев плана, производить их сравнительный анализ, а также план-факт анализ. Для каждого сценария задается период планирования - день, неделя, месяц, квартал, год. Каждый сценарий позволяет получить планируемый баланс предприятия, анализ доходов и затрат, отчет о движении денежных средств на любой момент времени. Поддерживается методика планирования как снизу вверх, так и сверху вниз. Структура центров финансовой ответственности иерархическая и соответствует структуре балансовых единиц в управленческом учете.

1.2.2. Отраслевые решения
 
Специфика работы каждого предприятия требует наличия в учетной системе функций, необходимых для него, но совершенно бесполезных для иных предриятий. Это вызывает появление отраслевых решений - версий системы, содержащих набор модулей, оптимально реализующих учет на предприятии определенного вида деятельности.
 

1.2.2.1. Оптовая торговля
 
Для предприятий оптовой торговли характерна активная работа с механизмами ценовой политики (анализ цен конкурентов, постоянное обновление собственного прайс-листа, проведение акций, сезонных скидок и т.п.), анализ результатов продаж (продаваемость товара, качество работы менеджера по продажам и т.п.), оптимизация закупок товара для обеспечения его постоянного наличия на складе компании.
Поэтому, для предприятий оптовой торговли предлагается дополнить базовый функционал следующим набором модулей.
 

1.2.2.1.1. Скидки
 
Набор полей, позволяющих в процессе продаж назначать скидки, расчитывать цену товара исходя из базовой скидки (согласно ценовой политике) и дополнительных (разовых) скидок, вести учет сделанных скидок и базовых цен, относительно которых были сделаны скидки.
Механизмы позволяют проводить анализ затрат на скидки и анализ статистики предоставления скидок менеджерами, выявлять злоупотребления скидками со стороны персонала организации.
 

1.2.2.1.2. АРМ "Работа с клиентом"
 
Форма, позволяющая менеджеру по продажам в одном окне создавать продажи и, при этом, видеть всю информацию, о клиенте, историю работы с ним, данные о наличии товара на складе и т.д.
 

1.2.2.1.3. Спецификации
 
Объединение товаров в произвольные группы без проведения по складу. Данный модуль используется при составлении коммерческих предложений в компаниях, торгующих товаром, который может быть продан как сам по себе, так и в составе какой-либо системы, комплекса, набора.

1.2.2.1.4. Документооборот - сведение складов
 
Алгоритм, позволяющий оценить и устранить разницу между фактическим наличием товара на складе и наличием на этот товар документов.  
 

1.2.2.2. Розничная торговля
 
Модуль розничной торговли содержит функции, позволяющие организовать работу магазина (розничной торговой точки). Удобный интерфейс продавца-кассира позволяет упростить работу персонала магазина, не имеющего специальной подготовки работе с компьютером. Функции системы помогут пользователю избежать типичных ошибок розничной торговли, являющихся причиной недоразумений с покупателями и контролирующими органами.
 

1.2.2.2.1. Дисконтные карты
 
Модуль дисконтных карт позволяет назначать каждому покупателю определенный процент скидки, как на все товары, так и выборочно по каждой категории. Также, в системе присутствует механизм автоматического изменения процента скидки при достижении определенной суммы покупок (дисконтные программы).

1.2.2.2.4. Ценники
 
Модуль позволяет производить печать ценников различного размера, дизайна и содержания. Информация, которая будет выведена в ценнике может настраиваться пользователем самостоятельно.

1.2.2.2.5. Ценовая политика магазинов
 
Во избежание нарушения "Закона о правах потребителя", в соответствии с которым цена продажи товара должна соотвтствовать цене, указанной на ценнике, в системе реализован механизм отсроченного применения цены до распечатки и развешивания новых ценников.

1.2.2.2.6. Кассовый аппарат
 
Модуль сопряжения комплекса с различными видами фискального оборудования (фискальный принтер, кассовый аппарат, фискальный регистратор).

1.2.2.2.7. АРМ "Продавец-Кассир"
 
Рабочее место продавца-кассира позволяет проводить продажу товара как с помощью сканера штрих-кодов, так и без такового, принимать оплаты наличными или по карточке, осуществлять возвраты товара от покупателя.
Продавец может видеть текущий остаток денег в кассе, остаток товара в отделе, проводить операцию инкассации и т.д.

1.2.2.3. Дискретное производство
 
Модуль позволяет вести учет технологических карт, спецификаций с методикой заменяемости, технологий, производственных мощностей, регламент работ производственных участков и оборудования и др. Позволяет расчитывать себестоимость изделий и полуфабрикатов как с учетом прямых затрат, так и общепроизводственных (с помощью специальной формы, позволяющей распределить затраты за период в себестоимость изделий согласно весовым коэффициентам или вручную).

1.2.2.4. Сервисное обслуживание
 
Модуль предназнаен для автоматизации работы предприятия, осуществляющего ремонт и обслуживание техники и поставку запчастей.
Настраиваемый механизм импорта каталогов запчастей позволяет перенести в учетную систему всю доступную информацию об их совместимости и заменяемости, ценах и условиях поставки.
Оптимизированный каталог товаров позволяет эффективно работать с большим количеством товарных позиций, осуществлять их быстрый поиск и подбор по артикулу, совместимости и применяемости в тех или иных устройствах.
Организован учет экземпляров техники, подлежащих сервисному обслуживанию, хранение информации об отработанном ресурсе (наработке, пробеге и т.п.), анализ операций ремонта и обслуживания, позволяющий сравнивать статистику отказов (ремонтов, расходования запчастей и т.п.) устройств разных моделей, определить прибыльность реализации комплектующих и улуг.
Предусмотрен учет в системе специфических для данного вида бизнеса операций: "Ввод в эксплуатацию", "Регламентное ТО", "Ремонт", "Сервисный бюллетень" и т.п.
Организован учет выдачи запчастей со склада сервисным инженерам и их списания в ремонтные операции или возврата на склад. Система позволяет видеть остатки деталей и материалов у сервисной службы (в т.ч. персонально у сервисных инженеров).
Система позволяет проводить консолидацию/расконсолидацию узлов в автоматическом или ручном режиме.
 

1.2.2.5. Интернет-магазин
Модуль служит для представления информации о поставляемых компанией товарах и услугах в сети Интернет и организации электронной торговли на сайте. Модуль содержит в себе полноценную систему управления контентом (CMS), с регистрацией пользователей, распределением пользователей по ролям, назначением прав доступа и т.д.
Являясь частью учетной системы, модуль интернет-магазина позволяет избежать повторного ввода (экспорта) данных учетной системы. Товары и услуги, регистрируемые в учетной системе могут быть сразу представлены на сайте, в электронном каталоге, а информация о наличии товара на складе использоваться при электронных продажах. Заказы, полученные интернет-магазином, отображаются в учетной системе в виде операций и менеджеры могут их оперативно обработать (организовать доставку) без повторного ввода.
Интернет-магазин, являясь специфическим продуктом, адаптируется разработчиком в соответствии с запросами заказчика (оригинальный дизайн, учет особенностей торговли некоторыми видами товаров).
Модуль разработан с применением современных технологий (ASP.NET) и корректно работает при блокировании работы скриптов в интернет-броузере клиента.
 

1.2.3.2. Протоколирование действий пользователя
 
Система ведет протоколирование (журнал) всех действий пользователей, связанных с изменением данных (создание, редактирование, удаление). Для оптимизации затрат дискового пространства для ведения журнала, имеется возможность выбора таблиц, подлежащих протоколированию, и их полей.
Журнал в удобной форме позволяет найти и просмотреть информацию о том какой пользователь, в какое время, с какого компьютера менял данные в интересующей вас таблице, а также увидеть какие данные содержались в таблице до изменения и чем они были заменены.

1.2.3.7. Закрытие периода
 
Механизм закрытия периода позволяет на уровне ядра системы заблокировать изменение данных в закрытом периоде в разрезе пользователей и областей учета (товарные операции, платежи, проводки). Например, сразу по окончании месяца (квартала) можно запретить менеджерам изменять операции продаж, но оставить бухгалтерам возможность работы с проводками по данным операциям, а после сдачи отчетности запретить и изменение проводок. 

1.3. Глоссарий
 

1.3. Глоссарий
 

1.3.1. Операция
Операция - базовое событие в системе, относящееся к товарному, финансовому, кадровому либо какому-либо другому учету. С операцией связаны товарные позиции, платежи, кадры и документы. Основными аттрибутами операции являются : Дата, Контрагент, Балансовая единица, Куратор, Примечание. Список аттрибутов зависит от типа операции.

1.3.2. Источник
 
Источник - Атрибут товарной позиции, который представляет собой ссылку на другую товарную позицию, являющуюся источником для данной. Например, для товарной позиции продажи источником может служить товарная позиция покупки, а для возврата от покупателя - товарная позиция продажи. Все расходные товарные позиции, проходящие по складу, имеют источник.

1.3.4. Аналитика
 
Аналитика или Аналитический признак - Справочник сущностей, по которым можно анализировать какие-либо данные, либо атрибут какой-либо сущности, ссылающийся на такой справочник.
 

1.3.5. Складской учет
 
Складской учет - учет товара на складе в количественном и суммовом выражении.
 

1.3.6. Объекты учета
Подробнее
1.3.7. Оповещение
Оповещение - Сущность, описывающая алгоритм формирования уведомлений. В этот алгоритм входят :
 - пользователь или группа пользователей
 - условие, при котором срабатывает уведомление
 - расписание.

1.3.8. Документ
Документ - печатная форма, привязанная к операции. На одну операцию может быть задано несколько документов.

1.3.11. Контрагент
 
Контрагент - ключевой аттрибут операции, ссылающийся на справочник контрагентов. Это физическое или юридическое лицо, с которым взаимодействует организация. В операциях продажи контрагентом является покупатель, в операциях покупки - поставщик. Во внутренних операциях контрагент может отсутствовать.

1.3.12. Отчет
подробнее
1.3.13. Первичный учет

1.3.14. Уведомление
Уведомление - событие в системе, при котором пользователю выводится напоминание о задаче. Наиболее часто используется уведомление ответственного о создании новой задачи и уведомление автора, когда задача выполнена либо просрочена. Для широковещательных уведомлений и уведомлений по расписанию используется система оповещений. Атрибуты уведомления:
Задача, Пользователь.

1.3.15. Пользователь
Пользователь - человек, подключившийся и работающий с интерфейсным модулем комплекса INFOPOLIS. Пользователи могут объединяться в группы с одинаковыми правами, называемыми Ролями.
1.3.16. Роль
Роль - группа пользователей с определенными правами. В одну роль могут входить несколько пользователей, а также один пользователь может принадлежать нескольким ролям.
1.3.17. Балансовая единица
Балансовая единица (БЕ) - структурное подразделение предприятия или холдинга. БЕ имеют иерархическую структуру. Могут быть как физическими так и юридическими лицами. Одна физическая БЕ может быть связана с несколькими юридическими. Точно так же одному юридическому лицу можно сопоставить несколько физических.

1.3.18. Товарная позиция
Товарная позиция - строка в операции, ссылающаяся на товар. Товарные позиции бывают приходные и расходные. Основными аттрибутами являются : количество, цена, себестоимость, источник.

1.3.19. Платеж
Платеж - Сущность, описывающая движение денег по расчетному счету или кассе. подробнее

1.3.20. Расчетный счет
Расчетный счет - собирающее понятие, описывающее место хранения денег.

1.3.21. Репликация
Репликация - процесс синхронизации данных между удаленными подразделениями, при условии невозможности между ними прямого подключения.
1.3.22. Задача
Задача - Сущность, представляющая собой руководство к действию. Основными аттрибутами являются : Описание (постановка), автор, ответственное лицо, его роль для выполнения, сроки выполнения. Задача может быть связана с одним либо несколькими объектами учета. Часто задача связана с определенной операцией. Подробнее
1.3.23. Сценарий
Сценарий - это совокупность плановых операций за определенный период. Каждый сценарий в комплексе INFOPOLIS представлен в виде объединяющей операции (наподобие договора), которая включает в себя множество плановых операций. Сценарии разделены по типам.

1.3.24. Тип сценариев
Типы сценариев - тип операций, который включает в себя сценарии одного типа, например: Финансовое планирование, Планирование продаж, Планирование производства.
1.3.25. Плановая операция
Плановая операция - операция определенного типа, которую планируется осуществить. Она может содержать в себе товары, услуги, материалы, готовую продукцию, затраты, деньги и т.д.
Все плановые операции разделены по типам, точно так же, как и хозяйственные операции. Эти типы операций называются Плановыми типами операций. Все плановые типы операций имеют префикс "П." Примеры плановых типов операций:
 П. Закупки
 П. Затраты
 П. Продажи
 П. Производство
 П. Остатки
 П. Платежи
 
Каждая плановая операция связана со своим сценарием по типу связи "Планирование".

1.3.27. Статусы сценария
Статус сценария
Каждый из сценариев может принимать один из четырех статусов:
  1. Прием заявок - в данном режиме допускается ручное создание операций (заявок). Так называемое планирование "снизу вверх".
  2. План в работе - Планирование "сверху вниз", при переходе в данный режим все операции текущего сценария копируются в специальные буферные таблицы, с которыми и происходит основная работа. В данном режиме работает импорт данных из фактических операций либо из другого сценария, а также автопланирование (описано ниже). Планирование в данном режиме производится на закладке Планирование.

  3. План утвержден - При проставлении данного статуса система формирует плановые операции, созданные методом планирования "сверху вниз" (импорт, автопланирование). Также при этом к созданным плановым операциям применяется механизм проводок.
После проставления данного статуса текущий сценарий можно будет просматривать в отчетах.
  4. К исполнению - Данный статус аналогичен статусу "План утвержден", за исключением того, что в определенный момент времени может существовать только один сценарий с данным статусом по каждой балансовой единице (ЦФО).
 

1.3.28. Автопланирование
Автопланирование
Автопланирование - это набор действий, выполняемый по команде пользователя, который создает плановые операции, зависящие от других плановых операций. Примером автопланирования может служить отражение поступления денег на расчетный счет при составлении плана продаж, планирование загрузки производственных мощностей при добавлении заказов и т.д.

1.3.29. Импорт данных
 
Процесс переноса (копирования) данных в базу данных комплекса INFOPOLIS. Импорт может осуществляться как из внешней системы, так и из внутренней подсистемы комплекса.

1.3.30. Тип операций
Тип операций - сущность, объединяющая в себе операции одинакового назначения. Определяет логику работы программы с операциями. Типы операций могут относится к разным видам учета.
В интерфейсе операции представлены в дереве операций.

1.3.32. Партионный складской учет

1.3.33. Резервирование

1.3.34. Экземпляр товара
подробнее
1.3.35. Затраты

1.3.36. Квитование платежей
подробнее
1.3.37. Мультивалютный учет
подробнее
1.3.38. Взаимозачет

1.3.39. Cальдо взаиморасчетов

1.3.40. Cебестоимость
подробнее
1.3.41. Номенклатура

1.3.42. Рентабельность

1.3.43. Ценовая политика
Подробнее
1.3.44. База данных

1.3.45. Сервер

1.3.46. Вид товарa
 
Вид товара - сущность, соответствующая определённому набору товаров (или услуг), объединённых по определённым общим признакам или сгруппированым для удобства работы. Справочник видов товаров иерархический, с неограниченным уровнем вложенности.

1.3.47. Товар
Подробнее
1.3.48. Код товара
Код товара определяет, чем является товар для бизнес-логики и бухгалтерии.
Один и тот же товар может в различных случаях по разному отображаться в учёте. 
Является одним из основных свойств товарной позиции. По умолчанию наследуется из свойств типа операций, товара, вида товара. Может быть изменен пользователем на самой товарной позиции.
Отчеты о движении товаров имеют возможность фильтрации и группировки товаров по кодам.
 

1.3.49. Производственный класс

1.3.50. Справочник
подробнее
1.3.51. Штатное расписание
Подробнее
1.3.52. Група операций

1.3.53. Дерево операций
подробнее
1.3.54. Действие
подробнее
1.3.55. Шаблон

1.3.56. Бухгалтерская операция
подробнее
1.3.57. Схема(бухгалтерские операции)

1.3.58. Товарная спецификация
подробнее
1.3.59. Нелеквидный товар
 

1.3.60. Подотчетное лицо
подробнее
1.3.61. Транзитный счет

1.3.62. Производственная единица
Производственная единица - это объект, выполняющий некоторую технологическую операцию. Ключевым атрибутом для производственной единицы является Технология.
 
Примеры производственных единиц: станок, бригада, участок. В модуле "Нефтепродукты" каждый заправочный пистолет также является производственной единицей.

1.3.63. Технологическая карта
Технологическая карта - объект, описывающий операцию производства какого либо узла, полуфабриката либо изделия. Конечное изделие производится по одной технологической карте. Узлы, из которых оно состоит, производятся, в свою очередь, по своим технологическим картам и т.д.

1.3.65. OLAP

1.3.66. Расписания

1.3.67. Склад
 
Под складом в системе Инфополис подразумевается:
- любое место хранения товаров
- виртуальное место хранения для учета консигнационного товара (склад Консигнация)
- виртуальное место для учёта движения услуг (склад Услуги)
- также, в модуле Нефтепродукты под складом подразумевается резервуар на АЗС.